Organisme de formation : comment bien faire sa veille légale et réglementaire ?

Si vous êtes un organisme de formation, on vous recommande fortement de faire une veille légale et réglementaire ! Et si vous êtes certifié Qualiopi ou voulez le devenir, c'est même un critère obligatoire.

Une bonne veille c’est être au courant des dernières normes, lois, technologies et méthodes qui vous permettront d’offrir la meilleure expérience à vos apprenants tout en étant à jour de vos obligations légale.

Faire sa veille c’est garder la roue (votre OF) en mouvement et l’inverse c’est se gripper autour de choses dépassées.

Mais ça veut dire quoi, une “veille légale et réglementaire ?”

La veille légale et réglementaire, c’est le processus qui vous permet de connaître les nouveautés sur les lois et réglementations s’appliquant à votre organisme de formation.

Concrètement, il peut s’agir de tout moyen par lequel vous vous informez sur ces sujets :

• Chercher et consulter des articles

• Recevoir et lire des newsletters

• S’inscrire et assister à des webinars en direct

• Regarder des webinars en replay…

Prêtez attention aux nouveautés qui concernent tous les OFs :

• De nouvelles réformes et décrets concernant la formation professionnelle

• Des réformes et lois s’appliquant à des domaines annexes : de nouvelles réglementations émergent pour la RGPD ? Vous gérer les données personnelles de vos apprenants, vous êtes concerné !

• Des mises à jour ou nouveaux guides Qualiopi…

Mais aussi à tout ce qui concerne votre activité en particulier :

• Des lois qui s’appliquent au secteur sur lequel vous formez - un OF de langues et un centre qui forme à la sécurité sur les chantiers devront s’intéresser à des actualités bien différentes.

• Des obligations en lien avec les modalités de formation que vous dispensez.

• Les actualités qui concernent vos clients principaux : les entreprises que vous avez l’habitude de former se voient imposer de nouveaux types de formation pour leurs équipes ? Bon à savoir, car c’est à vous qu’elles vont faire appel…

💡 Dans cet article, on se concentre sur l’aspect légal et réglementaire, mais la veille c’est bien plus large que ça ! Par exemple, pour Qualiopi, les OF doivent aussi effectuer une veille métier et une veille sur les nouveautés et innovations pédagogiques. Sur FormaPro, vous pouvez retrouver tous ces sujets !

Pourquoi faire une veille légale et réglementaire ?

Indicateur 23 de Qualiopi !

L’indicateur 23 du référentiel Qualiopi impose aux organismes de formation de réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et sur le handicap.

“Indicateur 23 : Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements. Niveau attendu : Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire et son exploitation.”

Le but de la veille est de prendre connaissance des informations qui vous concernent en tant qu’OF, puis de mener des actions à partir de ces informations. Pour montrer que vous mettez en application votre veille, vous pouvez par exemple :

• Mettre à jour des informations sur votre site en conséquence de nouveautés

• Ajuster vos pratiques pour être conforme aux obligations

• Consulter des spécialistes pour vous mettre en conformité lors de réformes majeures

• Tenir des réunions d’information à destination de vos équipes

Gardez des traces de ces actions, comme des comptes-rendus, pour prouver aux auditeurs qu’elles ont eu lieu !

Vous l’aurez compris, dans le cadre de Qualiopi, cette veille légale et réglementaire est une obligation. Elle est donc l’une des conditions pour conserver votre certification et votre accès à certains financements !

La veille pour rester conforme aux nouvelles réglementations qui concernent les OF

Bien sûr, effectuer une veille régulière et surtout essentiel parce qu’elle vous permet de rapidement vous mettre en conformité avec toutes les nouveautés.

C’est incontournable pour garantir la prospérité de votre activité et éviter tout problème. Accidentellement enfreindre une loi parce que vous n’étiez pas au courant est rarement une excuse valable pour échapper aux conséquences !

La responsabilité de vous informer vous revient. Heureusement, il existe des moyens de simplifier ce processus de veille - on y revient plus loin dans l’article.

Vous informer pour saisir les opportunités et anticiper

Appliquer des changements dans le fonctionnement de votre OF à mesure des nouvelles réglementations peut prendre du temps. Par exemple, modifier vos communications à destination de vos apprenants lors d’un changement dans les obligations RGPD des entreprises peut nécessiter de faire appel à un consultant, afin de ne pas passer à côté d’un détail. Dans ces situations, il est bon d’avoir été au courant à l’avance pour vous organiser. La veille vous permet d’anticiper : n’attendez pas qu’une autorité vienne vous réclamer votre mise en conformité !

Mais les nouvelles lois et réformes ne sont pas que des devoirs et obligations qui s’appliquent aux OF. Il peut aussi s’agir de nouvelles opportunités :

• de nouvelles ressources ou financements auxquels vous avez droit,

• de nouvelles modalités d’accès à certaines ressources vous rendant nouvellement éligible,

• des réformes concernant les obligations de formation de certains secteurs, devenant des opportunités de proposer de nouvelles formations à vos clients…

Une veille permanente vous aide à vous saisir de ces opportunités, en plus de rester en conformité à tout moment.

Mettre en place une veille efficace

Une veille légale et réglementaire efficace doit vous permettre de :

• Vous informer quotidiennement sur les dernières actualités

• Identifier les informations qui vous concernent directement

• Conserver des preuves de votre travail de veille

• Comprendre les actions à mener pour entrer en conformité

La veille peut être chronophage. À certaines périodes de l’année, c’est le vide réglementaire, l’actualité est très calme… Mais parfois, des nouveautés majeures tombent chaque semaine. (C’était le cas fin 2023 quand en 3 semaines nous avons la V8 et la V9 du guide Qualiopi, puis le décret sur la sous-traitance dans le cadre du CPF)

Vous avez déjà beaucoup à faire au quotidien. Alors pour simplifier les choses, il faut déjà savoir où regarder. Où trouver les bonnes informations ? Comment les recevoir par des canaux que vous utilisez déjà ?

Quelques idées pour une veille fonctionnelle et pratique :

• Vous abonner à des newsletters et listes d’information, par exemple le journal officiel quotidien

• Ajouter des alertes sur vos moteurs de recherche sur des mots clés : CPF, formation, BPF…

• Consulter les sites officiels, par exemple les sites du gouvernement

• Lire des blogs d’acteurs de la formation

• Rejoindre des communautés de veille, par exemple FormaPro (bravo, vous y êtes déjà !)

• Suivre des acteurs du secteur sur les réseaux professionnels

Restez à jour sur vos obligations, conforme à Qualiopi et à l’affut des nouvelles opportunités avec une veille légale et règlementaire efficace. Restez sur FormaPro ! 😉